FR : 7 principes qui préservent la productivité des réunions

7 principes qui préservent la productivité des réunions

Notes de l’auteur – Je souhaite préciser d’entrée de jeu que cet article ne constitue pas une critique pure et simple des réunions. De nombreuses réunions planifiées sont extrêmement importantes et les discussions partagées en temps réel aboutissent à des résultats et des idées de qualité. Ce texte se concentre davantage sur ce moment où les réunions commencent à prendre le pas sur la véritable productivité et servent d’unique canal de communication.

Dans le précédent article, nous avons discuté des avantages de la visioconférence, qui a fortement progressé depuis le début de la pandémie.

Au sein des entreprises, elle a permis de rester en contact avec ses clients et ses collègues tout en conservant l’élément humain si essentiel aux interactions en réunion.

Alors que les travailleurs commencent lentement à retourner au bureau, que ce soit à temps plein ou à temps partiel, nous sommes persuadés que l’engouement pour la vidéoconférence ne s’essoufflera pas de sitôt.

En réalité, avec la popularité d’applications telles que Microsoft Teams, Zoom et Pexip, qui n’a fait qu’augmenter au fil du confinement, le matériel UC qui vient se greffer à ces plateformes fait désormais partie intégrante de la campagne de retour au bureau et nous sommes fiers de le proposer en abondance chez Nuvias UC.

Toutefois, alors qu’il est devenu si facile de « passer un appel » pour toutes sortes de demandes, allant de la requête légitime à ce qui aurait pu tenir en deux lignes par mail, comment lutter contre le sentiment dominant de lassitude des réunions, tandis que nous cherchons à préserver les avantages du développement de la visioconférence ?

En matière de réunions, quantité ne rime pas toujours avec qualité.

Parmi les avantages évoqués précédemment, citons le gain de productivité et de flexibilité offert par la visioconférence.

Lorsque l’on a la possibilité d’organiser ou d’assister à une réunion depuis n’importe où, mais aussi selon des créneaux spécifiques, on a tendance à vouloir les accumuler au maximum.

Or, en matière de réunions, quantité ne rime pas toujours avec qualité.

En imposant des réunions à la chaîne sans clarifier les sujets abordés ou les contributions attendues des uns des autres, on augmente tout simplement le risque de désengagement des participants.

Pour chaque réunion, il convient de définir clairement le sujet et le déroulé, et de clarifier ce qui est attendu de chaque membre. Chaque invité peut ainsi déterminer, bien à l’avance, si la réunion est vraiment pertinente pour lui ou s’il ne pourrait pas consacrer son temps à d’autres priorités.

Enchaîner les réunions, en plus de la charge de travail d’un individu et sans objectif clair, a pour seul effet de nécessiter plus de temps et donc d’augmenter son niveau de stress potentiel. Et lorsque l’on sait que chaque employé manque en moyenne chaque année 21,6 jours de travail à cause du stress professionnel*, on comprend que l’on peut facilement éviter cette situation, en adoptant une diligence raisonnable et une communication appropriée, comme nous l’évoquons plus haut.

Des réunions qui entraînent des heures supplémentaires superflues

Les agendas remplis de réunions limitent le temps que les individus peuvent consacrer à leur travail effectif, pour mener à bien des tâches de fond, contribuer à la croissance de leur employeur et favoriser leur développement personnel.

Le temps passé dans ces réunions superflues empiète sur ces activités, ce qui alourdit le fardeau pesant sur ces participants, qui doivent exécuter leur travail dans un délai plus court.

Cela pourrait les obliger à effectuer des heures supplémentaires, ce qui augmenterait la pression et le stress qu’ils subissent, voire leurs relations et leurs engagements en dehors du travail.

Cela pourrait également décupler leur risque d’épuisement professionnel, entraînant d’autres problèmes de santé mentale et des pertes pour l’entreprise en raison des congés maladie.

Cet état de fait est particulièrement ressorti des études menées sur les statistiques de Google en 2020, puisque les recherches liées aux symptômes d’épuisement professionnel saisies dans la base de données du géant de la recherche ont augmenté de 24 %.**

Il est évident que l’abondance des réunions n’est pas la seule explication à cette hausse, mais elle y a très certainement contribué. Puisqu’il leur est impossible d’accomplir leurs tâches pendant leurs horaires de travail, de plus en plus d’employés sont obligés de travailler avantage alors même qu’ils devraient coucher leurs enfants ou passer du temps avec leurs proches.

Une approche décontractée

Maintenant que nous commençons à retrouver les interactions en face à face, nous pouvons envisager de supprimer certaines réunions formelles superflues pour rencontrer de nouveau nos collègues en personne.

L’organisateur a certes la possibilité d’adapter la durée d’une réunion en définissant un créneau précis, mais il est toujours tenté de choisir le créneau horaire par défaut de 30 minutes en se disant « allez, ça ira ».

S’il ne s’agit que d’une question rapide ou d’un petit service, il vaut peut-être mieux se demander s’il ne serait pas plus rapide et plus efficace d’aller voir directement la personne dans son bureau.

Si ce n’est pas possible, un coup de fil rapide suffirait-il pour obtenir toutes les informations nécessaires ? En faisant comprendre à son interlocuteur qu’il s’agit simplement « d’une requête rapide », il saura que cela ne lui prendra pas trop de temps. En passant 5 minutes au téléphone ou en traversant le couloir, on peut parfois se passer d’une réunion formelle de 30 minutes.

Nos 7 suggestions…

Alors, comment faire pour trouver cet équilibre si important ? En plus des options rapidement évoquées un peu plus haut, résumons et présentons quelques solutions concrètes.

1. Décrivez clairement le sujet de la réunion et ce qui est attendu de chaque participant.
2. Déterminez si une réunion se justifie. Est-ce que passer un coup de fil rapide ou traverser le couloir suffirait maintenant que nous sommes en mesure de le faire ?
3. Programmez des créneaux précis « ne pas déranger ». Ils peuvent varier d’une personne à l’autre, mais peuvent inclure certaines heures de la journée (p. ex. : la première et la dernière heure tous les jours, certains jours de la semaine ou même certaines semaines dans le mois). Avec Microsoft Teams, rien de plus facile : l’option déroulante sous votre photo de profil informe les gens de vos intentions avant même qu’ils ne vous envoient un message ou ne vous appellent.
4. Osez modifier manuellement les horaires de la réunion. La plupart des plateformes de réunion (y compris Outlook) prévoient des créneaux de 30 minutes par défaut. S’il vous faut moins de temps, modifiez l’heure manuellement selon vos besoins.
5. Déterminez qui doit assister à la réunion et qui peut y participer sans y être obligé. Accordez aux participants facultatifs la possibilité de décliner sans ressentir de gêne.
6. Faites preuve de ponctualité. Cela peut sembler évident, mais pour qu’une réunion se déroule bien et se termine à l’heure, il faut que les participants soient ponctuels.
7. Envoyez des notes de qualité. Pas besoin d’écrire de longs discours : un compte rendu de qualité précisant les points à retenir évite d’avoir à organiser des réunions supplémentaires qui couvrent ce qui a déjà été abordé.

La communication vidéo nous a aidés à conserver un sentiment de normalité et de familiarité ces 18 derniers mois.

Mais savoir gérer et prendre en compte les attentes tout en restant productifs dans l’organisation de réunions est incontournable si nous souhaitons conserver les avantages incroyables de la visioconférence.

La situation ne pourra que s’améliorer grâce à la richesse du matériel désormais disponible qui s’intègre aux plateformes les plus populaires au monde.

Faites en sorte que le temps consacré aux réunions compte.

Sources

* Statistics – Working days lost in Great Britain (hse.gov.uk)

**Burnout and work-related stress is on the rise in the UK (diversityq.com)